Digdir Portfolio

Porteføljen består av de sentrale tiltakene som det må settes av midler til for å realisere.

Porteføljen ligger her:

Krever egen bruker: https://github.com/orgs/digdir/projects/1/views/2
Krever ikke bruker: https://github.com/digdir/portfolio/issues

Mal som skal benyttes

Hvert eneste tiltak skal beskrives med utgangspunkt i denne malen

Saker i porteføljen

• nødvendig for å nå virksomhetens mål
• vil være gjenstand for prioritering, ofte på tvers av flere teams
• nødvendig med ledelsesforankring
• behov for ekstra budsjettmidler

Hvem kan melde saker inn til porteføljen

I utgangspunktet kan alle melde saker inn i porteføljen. Men, ofte følger sakene tjenestevei der produkgruppeledere melder inn saker som kommer fra et produktteam. Tilsvarende meldes saker fra leder av støtteteam.

Kriterier for faseoverganger

Det er seks faser som et porteføljetiltak gjennomgår:

Ikke startet

Saker har en overordnet beskrivelse (en tanke/ide). Porteføljekontoret flytter saker til problem når følgende er innfridd:

• overordnet innsikt og forståelse er etablert
• overordnet behov er beskrevet
• anses som viktig og må vurderes nærmere
• tiltaket bidrar til en balansert portefølje (at issues fordeles mest mulig over det strategiske målbildet samt sikrer jevn arbeidsbelastning)
• det er ikke åpenbare hindringer i veien for å starte opp arbeidet
• tiltaket er tildelt den som skal detaljere og beskrive nærmere
• arbeidsoppgaver og omfang i problemfasen er angitt

Hvis det kreves ekstra ressurser utover initativtaker for å jobbe med tiltaket i de ulike fasene under, må porteføljekontoret forankre oppstart av arbeidet i ledermøte i BOD.

Problem

Saker som skal være en del av porteføljen beskrives nærmere slik at det er mulig å prioritere tiltaket. Porteføljekontoret flytter saker til konsept når følgende er innfridd:

• Hvis behov uføres ytterligere innsiktsarbeid
• Problembeskrivelse er etabert
• problemet som skal løses sikrer leveranser til det strategiske målbildet
• tiltaket er tildelt den som skal detaljere og beskrive nærmere
• prioritering er angitt ved MoSCoW
• arbeidsoppgaver og omfang i konseptfasen er angitt

Konsept

Saker beskrives og detaljeres slik at det skal være mulig å kunne gjøre videre prioriteringer. Konseptfasen sikrer at et eventuelt prosjekt vil være riktig bruk av virksomhetens ressurser for å tilfredsstille et definert behov. Porteføljekontoret flytter saker til planlegging når følgende er innfridd:

• Konsepter er utvikliet som skrivebordsøvelse eller kjørende versjoner.
• OKR (mål og nøkkelresultat) er identifisert
• Risiko med tiltak er utarbeidet
• Arkitektur, Sikkerhet og juridisk er vurdert på et overordnet nivå
• Gjenbruk mot ny-etablering er vurdert
• eierskap, interessenter og målgruppe er definert og forankring har startet
• arbeidsoppgaver og omfang i planfasen er angitt

Planlegging

Saker beskrives og detaljeres slik at det skal være mulig å kunne iverksette og følge opp tiltaket. Porteføljekontoret flytte saker til implementering når følgende er innfridd:

• milepæler er definert
• Arkitektur, Sikkerhet og juridisk er detaljert ytterligere fra konseptfasen
• interne ressurser for å gjennomføre tiltaket er allokert
• budsjett implementering og fordeling av budsjettbehov på ulike poster
• organisering for å overta forvaltning og drift er beskrevet

Hvis porteføljekontoret ikke har fått tildelt midler til implementering av tiltaket i en tidligere fase må saken behandles i ledergruppen i BOD evt. i ledergruppen i Digdir hvis tiltaket skal finansieres ved bruk av fellesmidler.

Implementering

Tiltak gjennomføres i devOps tem eller som selvsentige prosjekter hvis tiltaket ikke tilhører et produkt. I gjennomføring fokuseres det på rapporering på innfrielse av:

• OKR (ligger på selve tiltaket)
• status
• fremdrift
• kostnad
• risiko

Utført

Tiltak avsluttes og arkiveres når følgende er innfridd (definition of done)

• Mål/OKR er kvittert ut/innfridd
• Økonomi er avsluttet
• Løsning er overført til drift og forvaltning
• Prospektiv og retrospektiv er utført
• Møtereferater fra eksterne møter er overført arkivet i Digdir
• Løsning er dokumentert
• Tiltak arkivert i Github

Visninger

• Issues - Standard visning av GitHub issues
• Regneark - Kompakt visning for prioritering av tiltak
• Kanban board - Prosessen som tiltakene går gjennom
• Milepæler - Leveranser av tiltak pr. kvartal

Søk og filtrering

GitHub har et kraftig søk og muligheter for filtrering.